Een sterke communicatiestrategie is belangrijk om te weten wat je doet, waarom je dat doet en hoe je dat moet doen. Het vormt de kern van je communicatieaanpak; iets waar je in je maatschappelijke of ruimtelijke projecten continu op kunt terugvallen. Elk nieuw project en elke nieuwe campagne beginnen we daarom bij de basis: de communicatiestrategie. “En vergeet vooral niet om die strategie regelmatig te updaten”, merkt Connecter Manon Notermans op. Maar hoe kom je tot een sterke strategie? Manon vertelt er meer over en tipt een aantal handige werkmodellen.

Zo kom je tot een sterke communicatiestrategie

In een communicatiestrategie maak je keuzes en leg je ze vast. Je bepaalt welke doelgroep(en) je op welke manier (boodschap) en via welke kanalen gaat aanspreken om je doelstelling te bereiken. En sterke strategie bedenk je niet achter je bureau. Daarvoor moet je ‘het veld in’. Doe dit figuurlijk door, voordat je begint met schrijven, zoveel mogelijk partners en andere betrokkenen bij het project te spreken. Maar doe dit zeker ook letterlijk door bijvoorbeeld de plek waar een nieuwe woonwijk komt te bezoeken. Zorg er met andere woorden voor dat je het project door en door kent.

Start met verschillende sessies

Binnen Connect werken we volgens een eigen ‘Connect Aanpak’. Een eerste stap in die aanpak is het organiseren van enkele sessies om goed op gang te komen:

1. Plan een startvergadering met je projectteam en/of de partners. Hierin bespreek je ‘grote vragen’ als: wat is ons communicatieprobleem of onze -uitdaging en wat willen we bereiken? De uitkomst van deze sessie vormt de basis van je strategie.

2. Bepaal gezamenlijk het basisverhaal. Hierin wordt de kern van het project omschreven. Het basisverhaal vormt het vertrekpunt in alle communicatie. Deze sessie doe je het liefst met zoveel mogelijk verschillende deelnemers. Nodig niet alleen communicatieadviseurs uit, maar ook technisch managers, omgevingsmanagers, projectleiders, etc. Zo krijg je een zo compleet mogelijk beeld van het project.

Een handig werkmodel van Connect om tijdens deze sessie te gebruiken, is de woordpiramide. Hiermee achterhaal je samen de zes kernwoorden van het project die de basis vormen voor het basisverhaal.

3. Maak de mijlpalen van het project inzichtelijk door ze op een tijdlijn te plaatsen. Doe dit voor het komende half jaar, jaar of twee jaar. Zo weet je meteen wanneer de belangrijke communicatiemomenten zijn. Tijdens deze sessie bedenk je mogelijke communicatieacties die je meteen op de tijdlijn plaatst.

De projectkapstok is een geschikt werkmodel om je op weg te helpen tijdens deze sessie.

Gebruik de opgehaalde input als vertrekpunt voor je strategie

Na deze sessies kun je aan de slag met het uitschrijven van de communicatiestrategie. De gesprekken en discussies die zijn ontstaan tijdens het invullen van de werkmodellen, zijn van onschatbare waarde. Je hebt achterhaald:

  1. Wat het communicatieprobleem is en waar je de oplossing moet zoeken.
    
  2. Wat de kernwoorden van het project zijn waarmee je het basisverhaal kunt uitschrijven.
    
  3. Welke mijlpalen er op de planning staan met enkele bijbehorende communicatieacties.

Samen met je research naar en gesprekken met de verschillende stakeholders, ben je gewapend om een sterke strategie uit te werken. Zo’n strategie hoeft niet heel uitgebreid te zijn, liever niet zelfs! Houd het kort en simpel. Lange, ingewikkelde teksten verbergen vaak een inhoudelijke leegte. Maak er bijvoorbeeld een overzichtelijke en aantrekkelijke praatplaat van.

Belangrijke checkvragen

Het schrijven van een strategie doe je niet alleen. Dat doe je samen, omdat je samen een bepaald doel wilt bereiken. Om te voorkomen dat je in al je enthousiasme afdwaalt van dat doel of belangrijke aspecten vergeet, volgen hier een aantal checkvragen:

1. Welk probleem moet deze strategie oplossen? Zit ik nog op de goede weg?

Grijp tijdens het schrijven altijd terug naar het probleem. Zo voorkom je dat je afdwaalt. En koppel je werk ook regelmatig terug aan collega’s. Zo blijven zij aangehaakt en wordt het een strategie waar het hele team zich mee verbonden voelt. En kun jij checken of je nog op de juiste weg zit.

2. Hoe kijkt stakeholder X, Y, Z naar het project? Waar hebben zij behoefte aan?

Stap regelmatig in de schoenen van één van je stakeholders. Dit is een goede oefening om te doen. Door je te verplaatsen in hun positie, kom je vaak tot andere inzichten wat communicatie betreft. Hetgeen dat voor het project relevant is om te delen, is soms niet relevant voor een omwonende, ondernemer, etc.

3. Hoe ziet de organisatie van communicatie eruit? Wie is er straks verantwoordelijk voor wat?

Het lijkt misschien duidelijk wie welke rol op zich neemt, maar dat is niet altijd het geval. Het wordt ingewikkeld als er meerdere partners zijn die samenwerken aan je project. Elke partner heeft een eigen huisstijl en communicatieafdeling. Hoe zorg je er dan voor dat de communicatie over je project helder en eenduidig blijft voor alle stakeholders? Ga hier op tijd samen over in gesprek en maak afspraken. Zet die afspraken in het communicatieplan zodat alle betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht.

Grijp dit moment ook aan om afspraken te maken over het communicatiebudget. Je hebt namelijk niets aan een strategie waar niet genoeg geld voor is.

Aan de slag!

Nu is het tijd om aan de slag te gaan. Je weet wat je te doen staat, welke sessies je kunt inplannen en met de checkvragen op zak wijk jij niet meer van je doel af. De concrete invulling en opzet van een communicatiestrategie is voor elk project anders; het is maatwerk.

Heb jij behoefte aan een sparringpartner? Neem gerust contact met ons op! Samen komen we tot een sterke strategie voor jouw project.

Meer weten over deze inspiratie?

Neem contact op met Manon