1. Eerst empathie, dan dialoog
Communicatie in ruimtelijke projecten is mensenwerk. Het gezicht van een project zijn en bereikbaar zijn voor mensen is belangrijk. De emotie regeert vaak in een project. Erken die emotie, anders komt de inhoud niet binnen. Het opbouwen van een duurzame relatie met je opdrachtgever én met de omgeving is een strategische noodzaak, geen extraatje. Deze investering blijf je daarom doen gedurende het gehele project.
2. Geen grootkeuken, maar à la carte
De omgeving wil niet ‘op de hoogte’ zijn, ze wil begrepen en meegenomen worden. De tijd van vragen beantwoorden is nooit voorbij. Kies voor individuele opvolging van vragen wanneer er weinig algemeen te melden valt over het project. Ook deze communicatie voegt waarde toe voor burgers: duidelijkheid, erkenning van zorgen, perspectief. Maar niet iedereen heeft dezelfde informatienoden: sommigen willen informatie over de impact op hun dagelijkse leven, anderen technische details. Denk dus aan wat jouw publiek op dat moment nodig heeft, en onthoud: omgevingscommunicatie is geen grootkeuken, maar een à-la-carte-restaurant.
3. Vertel ook wat je niet weet
Transparantie draait niet om volledigheid, maar om duidelijkheid over wat er wél en níét bekend is. Transparantie is een evenwichtsoefening tussen beleid, media en burger, geen absolute waarde. Iets niet weten is ook een boodschap, open en eerlijk. Je bouwt hiermee krediet op: als je eerlijk bent over wat je niet weet, is er vertrouwen dat je eerlijk bent over hetgeen je wel weet. Als je wacht tot alle details bekend zijn, ben je waarschijnlijk te laat.
4. Beter veel kleine communicatieprikkels dan één grote
Capaciteit of werkdruk mag nooit leidend zijn voor de communicatiestrategie, en dus de timing. Deze worden bepaald door risico’s, inhoud en omgeving. Maar, de communicatie moet flexibel zijn. Kleine iteratieve updates werken beter dan één grote campagne die telkens ingehaald wordt door het project.
5. Laat geen losse eindjes achter
Onduidelijkheid verdwijnt niet door erover te zwijgen. Benoem wat je al kan toelichten over een project, zoals het proces: wat nog verder uitgewerkt moet worden en wanneer je daarover opnieuw informatie geeft. Elk communicatiemoment moet iets opleveren: antwoorden op vragen, processtappen, perspectief of erkenning van zorgen in de omgeving. Je wil geen losse eindjes achterlaten die de omgeving zelf kan of moet invullen. Mensen gaan beter om met situaties die nog niet volledig zijn uitgeklaard wanneer ze begrijpen waarom.
