Communicatie- en participatieplan voor gemeente Venlo

Vraag

De spoorwegovergang Vierpaardjes is een knelpunt voor bereikbaarheid en veiligheid, zowel over de weg als op het spoor. Het zorgt voor veel opstoppingen en is door het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat aangemerkt als onveilige spoorwegovergang. Reden genoeg voor de realisatie van een ongelijkvloerse kruising; een wens die al jaren zowel bij het bestuur van gemeente Venlo als bij de omwonenden leeft. In 2019 werd officieel besloten om deze spoorwegovergang aan te pakken. En in 2020 is de planuitwerkingsfase van start gegaan. Gemeente Venlo vroeg Connect om een communicatiestrategie te adviseren die hen in verbinding brengt met de stakeholderomgeving.

Aanpak

Daar waar we van plan waren om creatieve werksessies te houden met het projectteam, waren we door de uitbraak van het Coronavirus genoodzaakt om dit digitaal te doen. Connect begeleidde een tweetal digitale werksessies via de brainstormtool Miro. In die sessies kwamen we samen achter de zes kernwoorden van het project (de basis van het kernverhaal) en bespraken we het stakeholderkwadrant.

De inzichten uit deze sessies en verder onderzoek leidden tot de vijf belangrijkste communicatieve uitdagingen. Uit deze uitdagingen komen de vijf strategische sporen voort die de basis vormen van de communicatiestrategie. Elk spoor leidt tot een doordachte communicatieaanpak per uitdaging en kent zijn eigen middelen en communicatiedoelgroep(en).

Resultaat

Het communicatieplan komt samen in het zogenaamde Spoorboekje: de communicatiekalender. Hierin zijn alle communicatieacties en -middelen uitgezet in de tijd, op de verschillende sporen en gekoppeld aan de mijlpalen van het project. Het Spoorboekje, de strategische sporen en andere onderdelen van het plan hebben we voorzien van bijpassende visualisaties. Het advies breidden we uit door aandacht te besteden aan digitale participatie. Een hot-topic voor iedereen in tijden van Corona.

In de uitvoering kon Connect op korte termijn uitkomst bieden. We mochten een aansprekende video-presentatie maken met de wethouder en projectmanager over het project Vierpaardjes. Zo kunnen mensen, ondanks het Coronavirus, goed geïnformeerd worden over het project.

Ook mochten we een interne sessie begeleiden. Want, ondanks de coronacrisis wilde het nieuwe projectteam een goede start maken. We organiseerden een ware startseinsessie, waarin de deelnemers in verschillende rondes met elkaar in gesprek gingen over het project, de mijlpalen, de risico’s (waar zitten ze?) en de effecten daarvan op de omgeving. Uiteraard met de nodige aandacht voor informele aspecten én volledig coronaproof.

We kunnen wel stellen dat  gemeente Venlo communicatief is klaargestoomd voor de volgende halte in het project.

Facts & Figures

• Het project Vierpaardjes is tot stand gekomen met steun van gemeente Venlo, Provincie Limburg, het Rijk en het TEN-T programma van de EU.
• Er moeten 18 woningen en 3 bedrijfspanden verworven worden voor de aanleg van de onderdoorgang.
• In 2025 rijden de eerste auto’s door de tunnel.