Zo kom je tot een sterke communicatiestrategie

In een communicatiestrategie maak je keuzes en leg je ze vast. Je bepaalt welke doelgroep(en) je op welke manier (boodschap) en via welke kanalen gaat aanspreken om je doelstelling te bereiken. En sterke strategie bedenk je niet achter je bureau. Daarvoor moet je ‘het veld in’. Doe dit figuurlijk door, voordat je begint met schrijven, zoveel mogelijk partners en andere betrokkenen bij het project te spreken. Maar doe dit zeker ook letterlijk door bijvoorbeeld de plek waar een nieuwe woonwijk komt te bezoeken. Zorg er met andere woorden voor dat je het project door en door kent.

Start met verschillende sessies

Binnen Connect werken we volgens een eigen ‘Connect Aanpak’. Een eerste stap in die aanpak is het organiseren van enkele sessies om goed op gang te komen:

1. Plan een startvergadering met je projectteam en/of de partners. Hierin bespreek je ‘grote vragen’ als: wat is ons communicatieprobleem of onze -uitdaging en wat willen we bereiken? De uitkomst van deze sessie vormt de basis van je strategie.

2. Bepaal gezamenlijk het basisverhaal. Hierin wordt de kern van het project omschreven. Het basisverhaal vormt het vertrekpunt in alle communicatie. Deze sessie doe je het liefst met zoveel mogelijk verschillende deelnemers. Nodig niet alleen communicatieadviseurs uit, maar ook technisch managers, omgevingsmanagers, projectleiders, etc. Zo krijg je een zo compleet mogelijk beeld van het project.

Een handig werkmodel van Connect om tijdens deze sessie te gebruiken, is de woordpiramide. Hiermee achterhaal je samen de zes kernwoorden van het project die de basis vormen voor het basisverhaal.

3. Maak de mijlpalen van het project inzichtelijk door ze op een tijdlijn te plaatsen. Doe dit voor het komende half jaar, jaar of twee jaar. Zo weet je meteen wanneer de belangrijke communicatiemomenten zijn. Tijdens deze sessie bedenk je mogelijke communicatieacties die je meteen op de tijdlijn plaatst.

De projectkapstok is een geschikt werkmodel om je op weg te helpen tijdens deze sessie.

Gebruik de opgehaalde input als vertrekpunt voor je strategie 

Na deze sessies kun je aan de slag met het uitschrijven van de communicatiestrategie. De gesprekken en discussies die zijn ontstaan tijdens het invullen van de werkmodellen, zijn van onschatbare waarde. Je hebt achterhaald:

  1. Wat het communicatieprobleem is en waar je de oplossing moet zoeken.
  2. Wat de kernwoorden van het project zijn waarmee je het basisverhaal kunt uitschrijven.
  3. Welke mijlpalen er op de planning staan met enkele bijbehorende communicatieacties.

Samen met je research naar en gesprekken met de verschillende stakeholders, ben je gewapend om een sterke strategie uit te werken. Zo’n strategie hoeft niet heel uitgebreid te zijn, liever niet zelfs! Houd het kort en simpel. Lange, ingewikkelde teksten verbergen vaak een inhoudelijke leegte. Maak er bijvoorbeeld een overzichtelijke en aantrekkelijke praatplaat van.

Aan de slag!

Nu is het tijd om aan de slag te gaan. Je weet wat je te doen staat, welke sessies je kunt inplannen en met de checkvragen op zak wijk jij niet meer van je doel af. De concrete invulling en opzet van een communicatiestrategie is voor elk project anders; het is maatwerk.

Heb jij behoefte aan een sparringpartner? Neem gerust contact met ons op! Samen komen we tot een sterke strategie voor jouw project.