De vraag
In 2020 schreef Connect al de communicatiestrategie: het Spoorboekje. Hierin adviseerden we de gemeente hoe ze in verbinding konden komen met de stakeholders rondom het project Vierpaardjes. Toen in 2023 de grootschalige werkzaamheden echt van start gingen, was er behoefte aan regie op de communicatie en een heldere strategie voor de realisatiefase. Connect werd opnieuw gevraagd om de bestaande communicatiestrategie aan te scherpen en de omgevingsmanager te ondersteunen in de communicatie over het project en de werkzaamheden.
De aanpak
Om te zorgen voor regie op de communicatie hebben we de verschillende partners en partijen (gemeente Venlo, ProRail en twee aannemers) die aan het project werken samengebracht. In werksessies bekeken we hoe de planning en communicatiekalender eruit zien, welke kansen en risico’s er zijn en hoe de organisatie van de communicatie in elkaar zit (wie informeert wie?). Op basis van die input scherpten we het bestaande Spoorboekje aan voor de realisatiefase. Samen met de omgevingsmanager en communicatieadviseur van gemeente Venlo stelden we een plan van aanpak op voor de hindercommunicatie.
Resultaat
Naast een concrete communicatiekalender met acties, zorgde het Spoorboekje ook voor een visie op de communicatie van het project. Er wordt juist, tijdig, begrijpelijk en volledig gecommuniceerd over de werkzaamheden, het project is eerlijk en transparant over de hinder en laat zien wat een indrukwekkend staaltje vakmanschap in Venlo wordt uitgevoerd. Denk bij dat laatste aan het geven van kijkjes achter de schermen, delen van interessante cijfers en weetjes en het plaatsen van een kijkerstribune. Zo wordt de omgeving niet alleen goed betrokken en geïnformeerd, maar zien ze ook hoe bijzonder dit project is.
