Een goed participatietraject of omgevingsdialoog zit vol lastige dilemma’s. Hieronder lees je onze 5 praktische tips over het dilemma ‘Starten met een blanco blad óf met een projectplan onder de arm?’. Wij vroegen communicatie-expert Bianca Boverhoff om een reactie op het dilemma. Haar tip lees je hier ook.
5 tips uit onze dagelijkse praktijk
Beide opties kennen dus hun eigen voor- en nadelen. De keuze hangt uiteindelijk af van het concrete project. Hoeveel ruimte is er voor participatie? Is het projectplan al min of meer in beton gegoten, of liggen alleen de grote krijtlijnen vast? Als je vroeg start met participatie moet er voldoende stof zijn om over te praten. Als je beslist om te wachten tot het projectplan klaar is, moeten er voldoende mogelijkheden zijn om te participeren. Het is altijd maatwerk. Hoe kun je het dan wel aanpakken? We delen een paar tips uit onze dagelijkse praktijk.
1. Vertel dat participatie om meer draait dan alleen 'voor of tegen'
Het is een populair misverstand dat participatie gaat over ‘ja’ of ‘nee’ zeggen tegen een project. Wanneer je ook start, ga op zoek naar de nuance. Erken aandachtspunten, maar ga ook op zoek naar kansen, naar daar waar je samen wel meerwaarde ziet. Door vroeg te durven starten kan iedereen vanuit een positieve grondhouding meedenken over een gedragen oplossing. Maak mensen duidelijk dat ze veel meer mogen doen dan zoals een Romeinse keizer hun duim naar boven of naar beneden houden. Het is niet wij tegen zij, participatie gaat over samenwerken.
2. Communiceer en blijf communiceren
Neem belanghebbenden mee in het grotere plaatje achter het project. Leg duidelijk uit waarom het nodig is, hoe de huidige situatie zal veranderen én verbeteren, en wat het einddoel is. Wees ook altijd transparant over het proces: zeg wanneer je input verwacht en wanneer jij feedback geeft op alle ideeën, opmerkingen en bezwaren. Geef een concrete planning mee en communiceer ook duidelijk wanneer die tijdens het traject veranderen. Probeer zeker te vermijden dat mensen zelf moeten vragen wanneer ze hun zegje kunnen doen of wanneer ze duidelijkheid krijgen over wat je met hun voorstellen gaat doen.
3. Ga op zoek naar gemeenschappelijke waarden
Wat vinden belanghebbenden belangrijk in hun buurt? Wat missen ze nog? Wat leeft er in de lokale gemeenschap? Inzicht in een diversiteit van dromen, bezorgdheden of bestaande problematieken versterkt de relatie vanaf het prille begin. De belanghebbenden merken dat je hen begrijpt of minstens de moeite doet om hen en de gemeenschap waar ze deel van uitmaken écht te begrijpen. Toon dat je niet zomaar een passant bent die iets wil bouwen en zo snel mogelijk weer wil vertrekken, maar oprecht tot een breed gedragen project wil komen.
4. Wees transparant, creëer geen valse verwachtingen
Geef aan wat er vastligt aan het project en wat nog kan veranderen. Baken de participatie duidelijk af, zodat je geen valse verwachtingen creëert. Begin je het traject met een open gesprek zonder meer? Communiceer dan ook dat er niet op elke vraag een antwoord zal komen en dat je nog geen concrete toezeggingen kan doen in die fase. Participatie loopt vaak mis op botsende verwachtingen, een duidelijk kader kan verwachtingen op elkaar afstemmen.
5. Geef zowel perspectief op lange termijn als op korte termijn
Een plan wordt vaak pas na een flink aantal jaar gerealiseerd. Dat is een eeuwigheid voor ongeduldige belanghebbenden. Met kleinere deelprojecten die je gemakkelijk en snel kunt oplossen, de zogenaamde ‘quick wins’, kun je tussentijds het draagvlak vergroten. Bij een groot mobiliteitsproject kan een tijdelijke fietsbrug over een onveilige oversteekplaats bijvoorbeeld de nodige goodwill creëren in afwachting van de realisatie van het volledige, grote project. Zo’n quick win is meteen tastbaar en zichtbaar. Deelprojecten geven perspectief, creëren verbinding en houden de mensen betrokken bij projecten die lang lopen.
Tip van Bianca Boverhoff: Organiseer tijdig je participatietraject
Organiseer je inhoudelijke participatie in ieder geval voordat je vergunningen gaat aanvragen of uitvoering opstart. Durf te komen met een voorlopig ontwerp of onaf plan dat ruimte laat voor echte inbreng. Stakeholders waarderen die helderheid en ruimte voor inbreng en dat kan resulteren in nul bezwaren.
Bianca Boverhoff reflecteerde op het participatiedilemma 'Starten met een blanco blad óf met een projectplan onder de arm?'. Je leest haar blog hier.
