Hoogtij(d) om te praten over water

Mede door de coronacrisis is de zoektocht naar mogelijkheden om partners en omgeving op digitale wijze bij het reilen en zeilen van o.a. waterprojecten te betrekken in een stroomversnelling geraakt. Benut de kansen dus, want hiermee kun je ook mensen bereiken die normaal gesproken niet naar een bijeenkomst komen.

Eerste stap is altijd: doordenk wat je wil van (en na!) je sessie en kies een tool die daarbij past. Verdiep je in de verschillende tools die de digitale wereld te bieden heeft: er is veel te kiezen, van een online informatieavond om burgers mee te nemen in de ontwerp-voorkeursbeslissing tot een digitaal kijkje achter de schermen op de bouwplaats, maar ook interactieve werkvormen in (online) groepjes of hybride opties. Gebruik bijvoorbeeld structureel interne bijeenkomsten om nieuwe tools te testen. Denk ook na of je sessies later nog terug wil (laten) kijken of luisteren. Doe vooraf goed onderzoek naar wat de mensen die je wil bereiken belangrijk vinden – en houd daar rekening mee.

Bedenk ook: niet iedereen is digitaal vaardig. Een ‘inloopmomentje’ of telefoonnummer voor extra technische ondersteuning blijft dus aan te bevelen. En omdat ook niet iedereen dezelfde standaard heeft in digitale etiquette is het slim om daar even aandacht aan te geven. Gelukkig zijn er ook (weer) talloze mogelijkheden om elkaar fysiek te ontmoeten. Kies er dus ook voor om weer écht met mensen in gesprek te gaan, als dat beter werkt.

Enkele voorbeelden die we verzamelden:

• Een online informatieavond om burgers mee te nemen in de ontwerp-voorkeursbeslissing van het dijktraject.
• Een digitale open bouwplaatsdag waarbij belanghebbenden een kijkje achter de schermen kunnen nemen bij de bouw van een sluis.
• Een inloopavond die geannuleerd werd vanwege hoogwater werd vervangen door een ingesproken PowerPoint.
• Digitale informatiemarkt om iedereen bij te praten over de stand van zaken van een dijkversterkingsproject.
• Online burgersessie om jongeren te betrekken bij een dijkversterkingsproject.
• Omgevingswerkgroepen, werkateliers en keukentafelgesprekken om samen met de omgeving te werken aan het veiliger en mooier maken van het watergebied.
• Nodig burgers uit voor een omgevingsonderzoek en laat weten dat hun mening telt.
• Virtuele tour door het Portaal van Vlaanderen

Communicatie zit niet alleen op de tweede verdieping links naast de lift - communicatie zit overal en is van iedereen. Het moet dus ook op de agenda van iedereen. Je verhoogt het interne draagvlak van je communicatie-inspanningen en je geeft je organisatie een menselijker gezicht door vakspecialisten het woord te laten voeren. Laat bijvoorbeeld omgevingsmanagers in een kort filmpje uitleggen hoe een dijkversterking gerealiseerd wordt en welke dilemma’s ze tegenkomen tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. De omgeving weet zo’n omgevingsmanager dan beter te vinden. Wedden dat het hele team dan meer betrokken is bij de communicatie-aanpak én alert is op signalen van buiten?

Enkele voorbeelden die we verzamelden

• Verhalen achter de dijken
• Laat vakspecialisten aan het woord in een inspirerende podcast
• Breng ambities tot leven in een publieksdocument met video’s

Je kan natuurlijk zelf het infopunt bemannen en grondige uitleg geven met moeilijke projectwoorden en vakjargon. Maar mensen zien, horen en vertrouwen liever mensen die net zijn zoals zij. Die ook wonen, werken en ontspannen achter de dijk, of te maken hebben met een ander waterproject. Laat hen dus ook aan het woord. Door in gesprek te gaan met de omgeving en hun verhalen te delen, worden nut en noodzaak van je project onder de aandacht gebracht. Meer investeren in persoonlijke contacten en openstaan voor dialoog zorgen ervoor dat je meer verbinding hebt met de omgeving.

Om verdere ontwikkelingen te realiseren, heb je de steun nodig van bestuurders. Persoonlijke benadering kan goed werken. Neem bestuurders bijvoorbeeld (digitaal of fysiek) mee naar het projectgebied tijdens een veldbezoek en laat helder en bondig zien waarom de ontwikkeling nodig is en wat het traject gaat inhouden. Het doel hiervan is om bestuurders op een heldere en visueel aantrekkelijke manier te informeren, maar ook te inspireren en warm te maken over het project. Houd hen tijdens het hele proces van elke belangrijke ontwikkeling op de hoogte en laat ‘quick wins’ zien. Zo blijven ook zij enthousiast en betrokken.

Vergroot de toegankelijkheid van bestuurders door ze in contact te brengen met de omgeving. Tijdens de landelijke Week van ons Water fietste Jos Teeuwen, bestuurder bij Waterschap Limburg en fervent fietser, de Tour de Dijk: een fietstocht over de Limburgse dijken en langs verschillende dijkversterkingsprojecten. Bij enkele delen van de etappe sloot een bewoner uit het gebied aan. Samen fietsten ze een deel van de route en kon de bewoner vragen stellen over de hoogwaterbeschermingsopgave in het gebied waar ze dan doorheen fietsten. Want om weloverwogen keuzes te maken, is het belangrijk om alle informatie, historie en eventuele gevoeligheden in beeld te hebben. Van zowel bestuurder als bewoner.

Enkele voorbeelden die we verzamelden

• Online kijkje West-Brabantse waterlinie
• Breng bestuurders, studenten en experts samen bij een evenement of congres om de toekomst van het waterlandschap te laten zien
• Vier je successen middels een aantrekkelijke en interactieve digitale bijeenkomst