blog

Vlotte e-mails schrijven in 8 stappen: tips van Connecter Bouke

Ken jij van die woorden waarvan je rillingen krijgt? Ik wel. ‘Vraagje’. Dat is er zo een. Als ik een e-mail binnenkrijg die dat woord in de onderwerpsregel heeft staan, weet ik wat voor een mail het wordt. Eentje waarbij ik er lang over doe om hem door te nemen. Want vraagjes hebben opvallend vaak wel erg veel uitleg nodig. Of zijn het gewoon mails bomvol irrelevante informatie?

Erger jij je ook aan van die lange mails vol informatie die je niet nodig hebt? Of denk je dat je zelf eigenlijk best vaak van dat soort mails schrijft? Ik leg je uit hoe je irrelevante informatie in je mail vermijdt: met de juiste schrijvershouding en een duidelijke structuur.

Irrelevante informatie in een e-mail komt meestal voort uit de (verkeerde) vraag die je jezelf als schrijver stelt. Ga maar eens na: wat doe je wanneer je een collega een mail stuurt? Denk je: wat wil ik allemaal vertellen in deze mail? Of denk je: wat is er relevant voor mijn collega? Onwillekeurig schrijven velen van ons toch een mail met die eerste gedachte. Het gaat zo lekker snel. Je schrijft gewoon wat er op dat moment in je opkomt, checkt even op foutjes, en klaar! Mooi snel gedaan! Alleen jammer dat je collega nu juist extra tijd nodig heeft om je mail te begrijpen.

Misschien toch goed om dan eens na te denken over die tweede insteek: wat is er relevant voor mijn collega? Hoe schrijf je op een snelle manier een duidelijke mail zonder overbodige informatie? Ik leg het je uit:

Stap 1: Ga eerst even rustig zitten

Je schrijft je mail te midden van alle drukte op het werk, ik begrijp het, maar anders ga je geen goede mail schrijven.

Stap 2: Denk na over welke punten voor je collega relevant zijn

Wees kritisch en laat uitgebreide achtergrondinformatie die op dit moment niet belangrijk is weg.

Stap 3: Rangschik de punten die je hebt genoteerd naar relevantie

Stel, je bent bezig met de organisatie van een event en kunt nog wel wat hulp gebruiken. Daarom vraag je je collega Sara om mee te helpen. Dan schrijf je bijvoorbeeld dit op:

  • Heeft Sara tijd/is ze bereid om te helpen bij het event?
  • Het onderwerp en doel van het event (eventueel de datum als die al bekend is)
  • Leg uit waarvoor of waarom je Sara nodig hebt.
  • Nodig haar uit voor een meeting waarin je meer informatie geeft.
  • Geef, in aanloop naar die meeting, alvast wat nuttige informatie mee. Dit kun je ook perfect in de bijlage zetten. Verwijs daar dan wel even naar.

Wat je allemaal niet opschrijft:

  • Welke voorgeschiedenis het evenement heeft (“Naar aanleiding van het grote succes van vorige jaar…”)
  • Wie de opdrachtgever is (“Vanuit het management is de wens uitgesproken om dit jaar opnieuw aan de slag te gaan met…”)
  • Alternatieven die je hebt overwogen (“In eerste instantie dachten we dit jaar aan een livesessie via socials, maar bij nader inzien…”)

Is dat soort informatie dan echt allemaal irrelevant? Wel voor deze mail op dit moment. En dus laat je deze details weg. Want: je schrijft niet op wat jij wil vertellen, maar wat Sara wil weten.

Stap 4: Bedenk je indeling

Je hebt de belangrijkste punten voor Sara opgeschreven. Bedenk nu hoe je ze kunt vertalen naar alinea’s.

Stap 5: Werk de alinea’s uit

Zet je belangrijkste zinnen op een plek waar ze opvallen: het liefst vooraan de alinea, dus. Zet in ieder geval nooit de belangrijkste boodschap van je alinea in het midden. Zo valt die boodschap het minste op en zo vergroot je de kans dat je lezer deze mist.

Stap 6: Zorg ervoor dat je lezer de tekst snel kan scannen

Zet daarom de kernwoorden of -zinnen in het vet. Dit laten we vaak na in e-mails, terwijl eigenlijk juist e-mails vaak niet goed of vluchtig worden gelezen. Om ondanks die vluchtigheid bij de lezer tóch je boodschap over te brengen, zorg je er zelf voor dat de belangrijkste gedeeltes opvallen. Dat doe je dus gerust ook in een e-mail.

Stap 7: Schrijf een korte inleiding en kies voor een duidelijk onderwerp

Misschien had je hem al gemist: uiteraard schrijf je een korte inleiding. Licht hierin bijvoorbeeld even toe waarom je de mail stuurt. En denk even kritisch na over het onderwerp. Wordt het ‘Vraagje’? (Daar zijn die rillingen weer.) Kies liever een onderwerp dat duidelijk maakt waarom je mailt. Dat kan heel concreet je vraag zijn: ‘Wil je me helpen bij een event?’ Of bijvoorbeeld ‘Hulp bij organisatie event’.

Stap 8: Lees je tekst nog eens na

Heb je alle punten logisch geordend? En staan de belangrijkste zaken in het vet? Dan ben je al een heel eind. Nu je toch aan het checken bent, controleer dan gelijk even op spel- en tikfouten.

Hoe je mail er dan uitziet? Bijvoorbeeld zo:

Dit is een kort voorbeeld zodat je snel het effect van een duidelijke structuur ziet. Maar pas deze ook gerust toe in lange mails. Juist dan heb je een goede structuur het meeste nodig!

Regelmatig communicatietips, strategische insights en inspirerende artikels in je mailbox ontvangen?

Schrijf je dan zeker in voor onze tweewekelijkse nieuwsbrief.