Projectcommunicatie over kleine en grote wegenwerken

Het Agentschap Wegen en Verkeer is de wegbeheerder van Vlaamse autosnelwegen, gewestwegen en -fietspaden. Na succesvolle samenwerkingen in 3 andere provincies werkt Connect sinds 2021 ook in de provincie Oost-Vlaanderen. Samen met de woordvoerder zorgen we voor duidelijke en eerlijke communicatie naar de bewoners en handelaars over de vele infrastructuurprojecten.

Vraag

Stel je voor: er zijn opeens werken in je straat, zonder dat je op voorhand geïnformeerd bent. Dat zou ongetwijfeld vragen en frustraties oproepen. Of het nu gaat over de aanleg van een fietspad of een complete herinrichting van een druk kruispunt: iedereen in de omgeving heeft recht op tijdige en begrijpelijke informatie. Connect zorgt daarom voor een complete communicatieaanpak op maat van elk project. Voor de start van grote projecten brengen we alle stakeholders in kaart. Deze analyses geven, alvorens we communiceren, inzicht in wie directe impact van het project heeft.

Aanpak

Per project bekijken we welke middelen nodig zijn en wanneer. Denk aan bewonersbrieven, een scanbare projectwebsite, digitale nieuwsbrieven, brochures, persberichten... Ook zetten we in op overzichtelijk beeldmateriaal, zoals kaarten en ontwerpplannen, infovideo’s, advertenties in lokale bladen en bereikbaarheidsfiches voor scholen en handelaars. We kunnen de hinder helaas niet wegtoveren, maar met een tijdige en eerlijke communicatie is de buurt voorbereid en zijn er minder frustraties. Wanneer het kan organiseren we infomarkten om de omwonenden en handelaars persoonlijk te informeren. Tijdens de werken is onze onderaannemer Scelta als omgevingsmanager het eerste aanspreekpunt bij vragen.

Resultaat

Of een bewoner of handelaar tevreden is met je projectcommunicatie, zit in vier sleutelbegrippen: juist, tijdig, begrijpelijk en volledig. Maar communicatie gaat niet alleen over doelstelling en hinder. Wanneer de basis in orde is, voegen we er een vijfde kernwoord aan toe: leuk. Met frisse acties versterken we de beleving rond het project. Een voorbeeld zijn de werfdoeken aan de Dampoort in Gent met daarop de handelaars uit de buurt die duidelijk maken dat zij nog steeds bereikbaar zijn. Ook wanneer de werken gedaan zijn, organiseren we af en toe een actie om de buurt te bedanken voor hun geduld tijdens de werken. Bijvoorbeeld met een rondtrekkende ijskar of straatfeest voor de buurt, en koffiekoeken voor de passerende fietsers. Zo sluiten we op een positieve noot af.

Facts & Figures

In 2022 waren we structureel betrokken bij de communicatie over 34 projecten.
Jaarlijks begeleiden we zo’n 13 (digitale) infomomenten.
We organiseerden in 2022 4 acties om omwonenden te bedanken voor hun geduld tijdens de werken.
Met zo’n 20 nieuwsbrieven houden we omwonenden op de hoogte bij grote projecten.

“Werfcommunicatie is in het beste geval ook wervende communicatie. Je wil mensen in de eerste plaats informeren maar ook positief betrekken. Daarom zetten we naast bijvoorbeeld de obligate bewonersbrieven ook graag in op wervende acties. Connect helpt ons hier door het aandragen van frisse ideeën die professioneel worden uitgewerkt en die we snel kunnen implementeren. De gepersonaliseerde werfdoeken voor de handelaars aan de stadswerf Gent-Dampoort waren zo echt een schot in de roos."

Jef Schoenmaekers, Communicatieverantwoordelijke en woordvoerder AWV Oost-Vlaanderen