nieuwsbericht

Hoe veranderen zonder te verliezen?

dinsdag 22 oktober 2019

Een nieuw softwaresysteem, een bedrijfsovername of twee gemeenten die fusioneren. Verandering hoort bij het leven, ook al houden we liever vast aan wat we kennen. Want verandering betekent ook het gevoel van verlies. Van je vaste plek aan je bureau. Van je routine, omdat je met een nieuw computersysteem moet werken. Of van je collega’s, omdat zij in een ander gebouw gaan zitten. Daarom is er vaak meer weerstand dan medewerking bij een verandering. Hoe ga je hier mee om?

Vroeg begonnen is half gewonnen

De nummer 1 valkuil bij veranderingstrajecten is wachten met communiceren totdat alles vaststaat. Met als gevolg dat er geruchten en broodjeaapverhalen ontstaan. En dat medewerkers het (terechte) gevoel hebben dat de verandering wordt opgedrongen. Communiceer dus van de start, ook al weet je nog niet alles. Mensen hebben er begrip voor als je antwoordt: “Dat weten we nu nog niet, maar we houden je op de hoogte”. Een trap beklim je ook niet in één keer, dat doe je stap voor stap.

Denk na over de boodschapper

Een boodschap is meer dan woorden. Ook de toon en wie het zegt, speelt een grote rol in hoe goed de mayonaise pakt. Vaak is men geneigd om een berichtgever te kiezen uit de hoogste regionen van de organisatie, want: “Zo wordt duidelijk dat het menens is”. Ga op zoek naar iemand met wie de meeste betrokkenen zichzelf kunnen identificeren, waarom niet de onthaalmedewerker? De juiste boodschapper verandert meteen ook de toon van je berichtgeving. Mensen ervaren de boodschap als authentieker als ze zich kunnen identificeren met de boodschapper.

Richt een brandweerslang op al je stakeholders

Wie moet je informeren over de verandering? Medewerkers uiteraard. Maar misschien ook hun familie. En heb je al gedacht aan je leveranciers, buurtbewoners, belangengroepen, politiek, …? Het stakeholderveld wordt groter en groter. Vertrouw hiervoor niet op het verticaal cascadesysteem: informatie sijpelt niet altijd door tot degenen die het aanbelangt. Hanteer het principe van de horizontale brandweerslang: communiceer rechtstreeks naar alle lagen én doet dat tegelijkertijd. Zo verhinder je dat de informatie blijft hangen onderweg of een andere invulling krijgt. We herinneren ons allemaal nog wel de doorfluisteroefening: de laatste in de rij kreeg steevast een andere boodschap te horen dan de eerste.

Communiceer met gevoel

Een grote verandering in een organisatie of gemeente stoelt gelukkig meestal op rationele keuzes. Verouderde infrastructuur, schaalvoordelen, meer efficiëntie … allemaal logische redenen om te veranderen. Maar voor degenen die impact ondervinden van de verandering, gaat het niet alleen over feiten, maar ook over emoties. Rationele informatie informeert en verbetert de werkprocessen, emotionele communicatie neemt mensen mee in de verandering. Erken in je communicatie daarom de bezorgdheden van je stakeholders, maar voorzie ook ruimte voor positieve gevoelens. Fierheid, om deel uit te maken van de verandering. En het fijne gevoel van verbondenheid, omdat je deel uitmaakt van een hecht team.