SOS thuiswerken: 6 tips voor interne communicatie

1.     Zorg voor regelmatige check-ins

De eerste tip is een open deur: contact behouden is key. Zorg ervoor dat vaste vergaderingen blijven doorgaan. Durf dan ook te vragen hoe het gaat met de collega’s. Als iemand aan een bureau langs je zit, is het makkelijker om te zien of hij/zij gestresseerd is. Vanop afstand zijn stresssituaties en onzekerheden moeilijker te herkennen. Zorg er daarom voor dat je regelmatig contact hebt en actief naar elkaars motivatie peilt. En bel ook eens naar collega’s die niet meteen in teamverband werken, zoals de receptioniste of directiesecretaresse.

Extra tip voor grote bedrijven: zorg voor een cascade-effect. Geef leidinggevenden de opdracht om contact te houden met hun directe medewerkers, en vraag hen op hun beurt dat te doen met hun team. Zo glipt er niemand door de mazen van het net.

2.     Teamoverleg? Zorg ervoor dat je elkaar ziet.

Start een digitale vergadering altijd met de camera’s aan. Zo zie je elkaar nog eens, en behoud je het menselijke contact met collega’s. Gegarandeerd start iedereen met een glimlach aan de vergadering. Om de verbinding stabiel te houden, kan het wel handig zijn om daarna de videofunctie uit te schakelen. Zeker als je documenten wil delen, werkt klank zonder beeld gemakkelijker. 

3.     Verzamel alle werkgerelateerde corona-informatie op 1 kanaal

Alle medewerkers zitten met vragen over de impact van het coronavirus op hun werk, en gaan op zoek naar antwoorden. Maak die zoektocht zo gemakkelijk mogelijk door alle werkgerelateerde corona-informatie op 1 kanaal te verzamelen (bijv. een pagina op het intranet of een WhatsApp-groep). Geef ook aan als je bepaalde dingen nog niet weet, daar heeft iedereen begrip voor.

Dit betekent trouwens niet dat je niet via andere kanalen mag communiceren. Integendeel, goede communicatie is vaak een mix van verschillende kanalen. Maar verwijs altijd naar het verzamelpunt van informatie, en hou dat up-to-date.

4.     Geef ruimte aan emotie en verbinding

Communicatie, dat is 20% ratio en 80% emotie. Zeker in onzekere coronatijden. Hou hier altijd rekening mee. Erken dat het een vreemde tijd is. Benadruk dat jullie er samen door kunnen geraken, evt. met een videoboodschap van de CEO of directeur. Relatie boven informatie.

Ook horizontaal is verbinding belangrijk. Door contact te houden met collega’s weten medewerkers dat ze er niet alleen voor staan. Iedereen zit in hetzelfde schuitje, en met wat humor houden we de situatie toch nog licht. Bij Connect houden we bijvoorbeeld nauw contact via mopjes en fotochallenges op Slack.

5.     Verhoog de frequentie van de interne nieuwsbrief

Zorg voor regelmatige push-communicatie. Dat kan door de interne nieuwsbrief vaker uit te sturen. Voor SmartwayZ.NL verhoogden we de frequentie zelfs naar twee nieuwsbrieven per week. Eentje met persoonlijke communicatie, zoals interviewtjes met collega’s en tips voor een goede thuiswerkplek. En een andere met projectinformatie, zodat iedereen ook operationeel op de hoogte blijft. In deze nieuwsbrieven laat je dan doorklikken naar de verzamelpagina op intranet (zie tip 3).

6.     Wees beschikbaar, maar stel grenzen

Onderzoek wees al aan dat een thuiswerkdag langer duurt. Logisch, want rituelen als lunchpauzes en laptops sluiten, sneuvelen vaak. Ook het woon-werkverkeer neemt minder tijd in beslag. De route van slaapkamer naar bureau is nu eenmaal minder lang. Bewaak als medewerker daarom je grenzen. Tools als Microsoft Teams en Slack zijn een zegen voor thuiswerken, maar durf ze ook af te sluiten tijdens een pauze of wanneer je aan een moeilijke taak bezig bent. Zo word je tijdelijk niet gestoord door de meldingen.

Door

Lara Rogiers, Communications Advisor